Внедрение ERP – танго для двоих.
Не «интегратор пришёл и сделал», а «интегратор сделал вместе с нами». Отход от этого принципа – причина большинства неудачных проектов.
Как мы запускаем Odoo
Перевести компанию на новую систему можно разными способами. Но на практике хорошо работает только один.
Единовременный переход
Всё настраивается по техническому заданию, проводится обучение, и с новой недели все работают только в новой системе. В понедельник у каждого возникает масса вопросов, и работа надолго останавливается.
Параллельная работа
Старая и новая системы какое-то время существуют параллельно. Но на практике это двойной ввод: сотрудники месяцами используют два интерфейса, устают и возвращаются назад. Ни один процесс не доходит до конца, реальный эффект откладывается.
Поэтапное внедрение
Берём один участок – подготовку коммерческих предложений, приём заказов, сменные задания - доводим его до рабочего состояния, связываем со старой системой и переходим к следующему. Так обычно работаем мы.
Какой способ подходит вам?
Определим на первой встрече. Это зависит от размера компании и текущей системы учёта, а не от того, что выгоднее продать. Найдем компромисс между вашими пожеланиями и реальными сроками запуска новой ERP.
Когда возможен единовременный переход
Если у вас пять-десять человек и вы переходите из таблиц, а не другой учётной системы, переход за один день реален. Но условия жёсткие: справочники подготовлены заранее, исторические данные не переносятся, сотрудники обучены до дня перехода.
Как мы ведём проект
Знакомство
Разговор 60–90 минут. Мы задаём вопросы о бизнесе, а не показываем слайды. По итогам – письменное резюме: что увидели, что закрывает Odoo, ориентировочная вилка по срокам и деньгам.
Приоритеты
Раскладываем задачи по методу MoSCoW: что обязательно в первом запуске, что желательно, что возможно и что мы сознательно не делаем сейчас. Фиксированная цена держится на этом списке.
Настройка
Разворачиваем систему, настраиваем под ваши процессы, переносим данные. Короткими итерациями: каждый участок проверяется на реальных задачах до того, как беремся за следующий.
Обучение
Показываем сотрудникам, как работать в Odoo. Разбираем ежедневные задач на учебной демонстрации. Затем раздаем пошаговые печатные инструкции для каждой роли в компании.
Поддержка
Отвечаем на текущие вопросы, дорабатываем ERP по мере роста. Добавляем новые функции и интеграции. Стараемся всегда быть на связи и оперативно решать неотложные проблемы.
Начинаем с модели управления, а не кнопок. Сначала вопросы о том, как устроен ваш бизнес, потом настройка. Внедрение ERP - не IT, а управленческий проект.
Что нужно с вашей стороны
Кто нужен от вас
- Спонсор проекта. Собственник или директор. Участвует в ключевых решениях и согласовывает работу подразделений. Без активного спонсора проект буксует на каждом сложном вопросе.
- Руководитель проекта. Один человек с полномочиями принимать решения за компанию – тот, кто понимает бизнес.
- Ключевые пользователи. Бухгалтер, начальник склада, руководитель продаж, мастер цеха. Без них решения придётся принимать нам, по своему пониманию вашего бизнеса.
Сколько времени требуется
- Спонсор – несколько часов в месяц, но в нужный момент. Обычно это решения, которые никто, кроме собственника, не примет.
- Руководитель проекта – день в неделю на всём проекте. Не «когда освободится», а выделенный день в календаре.
- Ключевые пользователи – день в неделю на свой отдел. Пока настраиваем склад, нужен начальник склада.
- И главное – час в неделю на созвон – это не участие, а неэффективная потеря времени.
Чем сложнее проект, тем больше времени нужно. Если его нет, проект честнее отложить на первой встрече, а не после старта.
Когда начинать не стоит
Иногда на встрече мы приходим к выводу «сейчас не время». И это нормально, когда проект явно обречен на неудачу.
- Некому выделить время. Самая частая причина. Внедрение без участия людей, которые знают ваш бизнес, превращается в наши догадки.
- Не ясно, кто отвечает со стороны заказчика. Когда решения принимаются «советом», спорные вопросы висят неделями, а их может быть много.
- Навести порядок, не меняя процессов. ERP фиксирует, но не оптимизирует процесс. Если на складе неразбериха, это нужно решить до внедрения.
Ни один из пунктов не является приговором. Но важно проговорить их на старте.
Обсудим проект?
Разговор на час, без обязательств. Посмотрим на ваши процессы и скажем, стоит ли сейчас начинать и как гарантировать успех проекта.