Впровадження ERP – танго для двох.
Не «інтегратор прийшов і зробив», а «інтегратор зробив разом із нами». Відхід від цього принципу – причина більшості невдалих проєктів.
Як ми запускаємо Odoo
Перевести компанію на нову систему можна різними способами. Але на практиці добре працює лише один.
Одномоментний перехід
Усе налаштовується за технічним завданням, проводиться навчання, і з нового тижня всі працюють лише в новій системі. У понеділок у кожного виникає маса питань, і робота надовго зупиняється – іноді на тижні.
Паралельна робота
Стара і нова системи якийсь час існують паралельно. Але на практиці це подвійне введення: співробітники місяцями користуються двома інтерфейсами, втомлюються і повертаються назад. Жоден процес не доходить до кінця, реальний ефект відкладається.
Поетапне впровадження
Беремо одну ділянку – підготовку комерційних пропозицій, приймання замовлень, змінні завдання – доводимо її до робочого стану, пов'язуємо зі старою системою і переходимо до наступної. Так зазвичай працюємо ми.
Який спосіб підходить вам?
Визначимо на першій зустрічі. Це залежить від розміру компанії та поточної системи обліку, а не від того, що вигідніше продати. Знайдемо компроміс між вашими побажаннями і реальними термінами запуску нової ERP.
Коли можливий одномоментний перехід
Якщо у вас п'ять-десять людей і ви переходите з таблиць, а не з іншої облікової системи, перехід за один день реальний. Але умови жорсткі: довідники підготовлені заздалегідь, історичні дані не переносяться, співробітники навчені до дня переходу.
Як ми ведемо проєкт
Знайомство
Розмова 60–90 хвилин. Ми ставимо питання про бізнес, а не показуємо слайди. За підсумками – письмове резюме: що побачили, що закриває Odoo, орієнтовна вилка за термінами і бюджетом проєкту.
Пріоритети
Розкладаємо задачі за методом MoSCoW: що обов'язково в першому запуску, що бажано, що можливо і чого ми свідомо не робимо зараз. Фіксована ціна тримається на цьому списку.
Налаштування
Розгортаємо систему, налаштовуємо під ваші процеси, переносимо дані. Короткими ітераціями: кожна ділянка перевіряється на реальних задачах до того, як беремося за наступну.
Навчання
Показуємо співробітникам, як працювати в Odoo. Розбираємо щоденні задачі на навчальній демонстрації. Потім роздаємо покрокові друковані інструкції для кожної ролі в компанії.
Підтримка
Відповідаємо на поточні питання, допрацьовуємо ERP у міру зростання. Додаємо нові функції та інтеграції. Намагаємося завжди бути на зв'язку і оперативно вирішувати невідкладні проблеми клієнта.
Починаємо з моделі управління, а не з кнопок. Спочатку питання про те, як влаштований ваш бізнес, потім налаштування. Впровадження ERP – не IT, а управлінський проєкт.
Що потрібно з вашого боку
Хто потрібен від вас
- Спонсор проєкту. Власник або директор. Бере участь у ключових рішеннях і узгоджує роботу підрозділів. Без активного спонсора проєкт буксує на кожному складному питанні.
- Керівник проєкту. Одна людина з повноваженнями ухвалювати рішення за компанію – той, хто розуміє бізнес.
- Ключові користувачі. Бухгалтер, начальник складу, керівник продажів, майстер цеху. Без них рішення доведеться ухвалювати нам, за своїм розумінням вашого бізнесу.
Скільки часу потрібно
- Спонсор – кілька годин на місяць, але в потрібний момент. Зазвичай це рішення, які ніхто, крім власника, не ухвалить.
- Керівник проєкту – день на тиждень на всьому проєкті. Не «коли звільниться», а виділений день у календарі.
- Ключові користувачі – день на тиждень на свій відділ. Поки налаштовуємо склад, потрібен начальник складу.
- І головне – година на тиждень на дзвінок – це не участь, а неефективна втрата часу.
Що складніший проєкт, то більше часу потрібно. Якщо його немає, проєкт чесніше відкласти на першій зустрічі, а не після старту.
Коли починати не варто
Іноді на зустрічі ми доходимо висновку «зараз не час». І це нормально, коли проєкт явно приречений на невдачу.
- Нікому виділити час. Найчастіша причина. Впровадження без участі людей, які знають ваш бізнес, перетворюється на наші здогадки.
- Незрозуміло, хто відповідає з боку замовника. Коли рішення ухвалюються «радою», спірні питання висять тижнями, а їх може бути багато.
- Навести лад, не змінюючи процесів. ERP фіксує, але не оптимізує процес. Якщо на складі безлад, це потрібно вирішити до впровадження.
Жоден із пунктів не є вироком. Але важливо проговорити їх на старті.
Обговоримо проєкт?
Розмова на годину, без зобов'язань. Подивимося на ваші процеси і скажемо, чи варто зараз починати і як гарантувати успіх проєкту.